Hoe je Event-marketing voor jouw sponsorwerving kan laten werken

Natuurlijk, als organisator van een sportevenement, van de Sinterklaasintocht, van het jaarlijkse school-uitje of het jubileumfeest van de stichting of vereniging, zijn we allemaal wel een bekend met de kracht van een evenement ook als marketingmiddel. In deze blog pleit ik er voor om evenementen in te zetten voor sponsorwerving!

 

Correct! Dat houdt dus in dat je vooraf - en zo mogelijk ook achteraf - een extra moment moet organiseren om de (potentiële) partners aan je te binden om het hoofdevenement gedragen te krijgen. Het lijkt een extra urenbesteding, in toch al een drukke periode, maar je zal zien dat het later in het traject vele voordelen oplevert!

 

Haal jouw doelgroep voorafgaand alvast binnen in de wereld van jouw propositie: Vertel tijdig het ‘opgemaakte’ maar realistische verhaal en neem ze mee in de organisatie. Dit kan je doen door een kort en krachtig programma, goede hosting, aansprekende sprekers, een ‘storytellende’ locatie en strategisch tijdstip én vooral een prima catering. Zorg dat dit evenement relevant is, een hoog “ik mocht hier al bij zijn”-gehalte heeft en dat het gemakkelijk doorverteld.

 

Jouw doel: De relaties, stakeholders en potentiële sponsors (en/of deelnemers) vroegtijdig ‘onderdompelen’ in jouw propositie. Als organiserende partij heb je de mogelijkheid om alle zintuigen te prikkelen en ter plekke te beïnvloeden. Dus ook potentiële partners te raken: Zorg dat ze de sfeer al proeven, zorg dat ze het gevoel hebben dat ze in goede (professionele) handen zijn, zorg dat ze met de juiste mensen in contact komen, zorg dat de propositie in top-of-mind komt en blijft, zorg dat men zin heeft in het evenement én zorg dat zij ambassadeur worden van jouw propositie.Bijkomend voordeel is dat je er ook weer over kunt communiceren (Persbericht, Twitter, Facebook). Maak foto’s die het verhaal versterken en gebruik die te pas en te onpas.

 

Zorg er verder voor dat:

  1. relaties de kans krijgen betrokken te worden bij de ontwikkeling van de propositie;
  2. ze informatie uit kunnen wisselen;
  3. mensen leren kennen (vanuit de organisatie en of nieuwe relaties);
  4. een positieve houding hebben tov de propositie;
  5. de relatie versterkt wordt / drempels verlaagd worden;
  6. Dat je als organisator signalen opvangt en hier gebruik van maakt of ze waar nodig nog bijstuurt.

 

Om de kosten en de organisatie-uren te drukken kan je je huidige partners betrekken. Bedrijven werken hier graag aan mee; Denk aan cateraars en/of huidige partners die dit zien als een kans om mensen iets meer over hun bedrijf te vertellen en/of om zich naar andere bedrijven te profileren.

 

Exclusieve gerichte uitnodigingen worden gewaardeerd. Realiseer je echter dat veel bedrijven vele uitnodigingen krijgen en ze kunnen natuurlijk niet overal gehoor aan kunnen geven. Het opkomstpercentage zal dan ook geen 100% zijn, maar ook met de helft kan je ook al iets moois neerzetten en heb je een gedegen aanzet voor een laagdrempeliger gesprek. Want ook al komt de desbetreffende persoon niet op het evenement, je hebt weer een mogelijkheid om later contact met hem op te nemen en een gesprek aan te gaan. Eventmarketing - ofwel live communicatie - is hot! Hoe meer communicatie digitaal gaat, hoe meer men ook de behoefte heeft aan concrete persoonlijke contacten.

 

Daarbij hebben de partners  het recht om te weten waar ‘we’ staan en potentiële sponsors vinden het interessant om te vernemen wat er allemaal gebeurd en waar de kansen en mogelijkheden liggen. Je zal zien; volgende (acquisitie) gesprekken zullen een stuk informeler zijn, waarbij je al snel op de dezelfde golflengte met elkaar communiceert.

 

Verder zijn dit soort pre-events net gewone evenementen, waarbij je let op de details: Goed draaiboek, vrijwilligers aansturen, de juiste aankleding, ontvangst, parkeerplaats, iets extra’s bij de catering, een presentje met persoonlijke attentie bij het weggaan, etc etc.. Want natuurlijk geldt ook hierbij: doe het goed of doe het niet.

 

Mijn tip van de maand: Neem zo’n pre-relatiebijeenkomst gewoon mee in het overall relatiemanagement en sponsorwervingsprogramma.

 

Ik ben benieuwd naar jullie bevindingen. Succes!