Sponsortje

 

Sponsoren zoeken, vinden én behouden doe je gemakkelijk met deze sponsortips

Deze sponsortips zijn verenigingen, stichtingen en andere sponsorzoekenden die actief zijn op het gebied van: sport, maatschappij, cultuur, entertainment en media

Deze pagina is bedoeld om tips te geven voor het zoeken, vinden en behouden van sponsoren. Tevens wijzen we je op een aantal andere mogelijkheden die Sponsortje biedt om het vinden van een sponsor simpel te maken:

  • Sponsortje heeft een database aangelegd met ruim 250 potentiele sponsoren uit geheel Nederland. Door gebruik te maken van deze database vind je snel en gemakkelijk de juiste sponsor, waarbij je direct een sponsorverzoek kunt indienen. 
  • Samen succesvol in sponsoring, dat is het doel van ons blog. Diverse experts op het gebied van sponsoring delen hier hun kennis via artikelen en blogs. Ook houden we je op de hoogte van de laatste sponsorweetjes en -feitjes
  • Meer inkomsten generen voor je vereniging of stichting? Sponsortje heeft voor jou de lopende club- en sponsoracties van het bedrijfsleven op een rij gezet.

Sponsortips van Sponsortje

Sponsor gezocht? Dan ben je hier op het juiste adres! Voor jouw initiatief ben je op zoek naar een passende sponsor of sponsoren. Maar waar begin je met zoeken? Hoe dien je een sponsorverzoek in? En hoe onderhoud je een goede relatie met een sponsor? Vragen waar je als sponsorzoekende mee worstelt. Daarom heeft Sponsortje diverse sponsortips opgesteld.

1.   Wat is sponsoring?

2.   Een goed idee is niet goed genoeg

3.   Stel de identiteit vast van jouw initiatief

4.   Potentiele sponsor(en) vinden en gevonden worden

5.   Sponsorverzoek indienen

6.   Sponsordeal

7.   Sponsor behouden

 

1. Wat is sponsoring?

Definitie sponsoring

Sponsoring is een overeenkomst met rechten en plichten tussen de sponsor en de gesponsorde. De sponsor stelt geld, goederen en/of diensten ter beschikking van de gesponsorde. De gesponsorde stelt daar prestaties tegenover; die bijdragen aan de marketing- en/of communicatiedoelstellingen van de sponsor.

Bron: W.J.P.M. Lokerman en M. Westermann

Soorten sponsoring

Er zijn verschillende soorten sponsoring: Sportsponsoring, Maatschappelijke sponsoring, Kunst- en cultuursponsoring, Evenementensponsoring, Media/Non-spot sponsoring, Wetenschapsponsoring.

Doel sponsoring bedrijven en organisaties

Voor bedrijven en organisaties kan sponsoring de volgende doelen hebben:

  • Het verhogen van de naamsbekendheid / merkbekendheid
  • Ondersteunen en versterken van het merkimago
  • Het verhogen van merkloyaliteit
  • Het ondersteunen en stimuleren van verkoop van diensten/producten
  • Het creëren van nieuwe en meerdere distributiekanalen
  • Het opbouwen en onderhouden van een relatienetwerk
  • Het tonen van maatschappelijke betrokkenheid

 

2. Een goed idee is niet goed genoeg

Dit onderdeel is een bijdrage van Danny de Graaf, auteur van het boek: Sponsoring: hoe & waarom.

Heel veel sponsorverzoeken beginnen en eindigen bij een goed idee. Met regelmaat kom ik sponsorwervers tegen die op zoek zijn naar financiering van hun idee of plan zonder dat daar een goed doordacht business plan aan ten grondslag ligt. Het resultaat is dat al het enthousiasme waarmee het plan aanvankelijk start als sneeuw voor de zon verdwijnt en uiteindelijk eindigt in een grote teleurstelling. Een goed idee is niet genoeg. Als u een goed idee hebt waarvoor u denkt sponsors te kunnen werven, neem dan eerst de volgende 5 stappen door voordat u bedrijven gaat benaderen:

1.       Is er behoefte aan mijn idee, plan of organisatie? Bent u de enige die er profijt van hebt of bedient u hier een grote groep mee? Hoe groter uw achterban, hoe kansrijker u bent op de sponsormarkt.

2.       Is uw idee uniek of bestaat het al? Niets is meer uniek tegenwoordig maar uw plan kan wellicht uniek zijn in uw regio of u kunt het net anders doen dan uw concurrenten. Waarin onderscheidt uw plan zich van anderen? Hoe unieker, hoe groter de kans op sponsors.

3.       Waaruit blijkt u betrouwbaarheid/ autoriteit? Wat is uw achtergrond en ervaring waaruit blijkt dat u bij uitstek degene bent die verstand hebt van hetgeen waar u zich bezig mee wilt gaan houden? Bent u de enige met verstand van zaken binnen uw organisatie of wordt uw idee ook nog ondersteund door anderen die op dit gebied een autoriteit zijn? Hoe meer expertise, hoe groter de kans op sponsoring.

4.       Hoe wilt u uw plan financieren? Hebt u een goed en doordacht financieel plan voor uw idee of organisatie of hebt u eigenlijk nog geen idee wat het allemaal gaat kosten? Moet het idee volledig gefinancierd worden door sponsors of kunt u ook andere inkomstenbronnen aanboren? Hoe meer financieringsbronnen, des te groter de kans op sponsoring.

5.       Hoe staat het met uw communicatie? Is het een plan dat alleen in uw hoofd bestaat of hebt u al presentaties gemaakt en hebt u bijvoorbeeld ook al een website? Hoe beter uw communicatie staat, des te groter de kans op sponsoring.

Als u op deze 5 vragen een positief antwoord kunt geven, kunt u in de nabije toekomst op zoek naar sponsors. Anders zult u eerst uw plan verder moeten gaan uitwerken en uitbouwen.

Bron: Danny de Graaf, auteur van het boek: Sponsoring: hoe & waarom

3. Stel de Identiteit vast van jouw initiatief

Stel vast wat de identiteit is van jouw vereniging, stichting óf jijzelf als individuele sponsorzoekende. Anders gezegd;

  • wie ben je?
  • waar sta je voor?
  • wat wil je bereiken?

Door dit soort vragen te stellen en beantwoorden, kun je vaststellen voor wat soort bedrijven jij interessant bent om gesponsord te worden. Hieronder bespreken we onderwerpen die jou aan het denken zetten om een beter beeld te krijgen van jouw vereniging, stichting of jezelf. 

Onderscheidend vermogen

Wat maakt jouw initiatief uniek en hoe onderscheidt het zich van andere initiatieven? Komt er bijvoorbeeld een specifieke doelgroep op jouw initiatief af? Organiseer je een evenement op een unieke locatie? Of heb je een uniek thema? Allemaal elementen die jouw initiatief uniek maken én daardoor interessant kan zijn voor potentiele sponsoren. Belangrijk hierbij is creatief te zijn in het koppelen van unieke elementen van jouw sponsorobject aan kernwaarden of activiteiten van een potentiele sponsor.

Sponsorthema’s

Het bedrijfsleven kent globaal gezien de volgende sponsorthema’s: sport, kunst & cultuur, entertainment, gezondheidszorg, maatschappij en media. Ga na op welke thema’s jouw initiatief aansluit. Hierdoor kun je vervolgens bepalen voor welke bedrijven jouw initiatief interessant is.

Bereik van jouw initiatief

Uit welke regio komt jouw doelgroep? Dit kan landelijk, provinciaal of regionaal zijn. De bedrijven die actief zijn in deze regio, zijn geografisch gezien potentiele sponsoren.

Voor welk soort bedrijven is jouw initiatief interessant?

Ieder bedrijf heeft een kernactiviteit, een product of een dienst. Bedrijven koppelen graag hun kernactiviteit aan sponsorobjecten die raakvlakken hebben met hun kernactiviteit. Door middel van sponsoring, van initiatieven die aansluiten op de kernactiviteit, worden zij hiermee geassocieerd én dat is voor een bedrijf zeer waardevol.

Voor een waterzuiveringsbedrijf is het bijvoorbeeld interessant om een waterpoloteam te sponsoren, gezien de associatie met water. Voor een groothandel in sportschoenen is het interessant om een hardloopwedstrijd te sponsoren. En voor de autobandproducent is het sponsoren van een autorally interessant.

De vraag is: Op welk soort kernactiviteit (product of dienst) sluit jouw initiatief aan en kun je xtra lading geven? Welke bedrijven zouden met jouw initiatief geassocieerd willen worden? Dit zijn de bedrijven die tot de potentiele sponsoren behoren van jouw initiatief. 

Aan wat voor soort sponsoring heeft jouw initiatief behoefte?

Voor je overgaat tot het aanvragen van een sponsorverzoek is het belangrijk vast te stellen aan wat voor soort sponsoring je precies  behoefte hebt: geld, goederen en/of kennis.

Wat heeft jouw initiatief een sponsor te bieden?

Exposure! Sponsoring is geven en nemen. Ga na op welke manier jij kan bijdragen aan het realiseren van de zakelijke doelstellingen van de sponsor. Je kunt aan de volgende mogelijkheden denken:

  • Vermelding op kleding
  • Promotie op de website
  • Banner in de nieuwsbrief
  • Reclamebord
  • etc..

Activering sponsorship

En tegenwoordig activatie! Naast de traditionele manieren om een sponsor exposure te bieden, hebben bedrijven steeds meer behoefte om het sponsorship op een creatieve en pasende manier te laden: activeren. Wellicht organiseer je een evenement, waarbij je de sponsor extra aandacht kunt geven met een specifieke actie. Naast de standaard banner op de website kun je ook met sponsoren om de tafel zitten om marketing- en sponsoracties op te zetten. Er zijn tal van mogelijkheden te noemen om een sponsorship te activeren, als je maar met elkaar in gesprek gaat en bereid bent buiten de gebaande paden denken en te doen.

Sponsorpakketten

Door een sponsorpakket aan te bieden verleid je een sponsor meer sponsormogelijkheden af te nemen, wat meer inkomsten betekent voor jouw initiatief. Voor een festival kan een sponsorpakket er als volgt uitzien: advertentie in het programmaboekje, 4 VIP-kaarten voor de VIP-lounge, een brochure in de goodybag en 10 vrijkaarten. Hieronder een aantal voorbeelden van hoe je een sponsorpakket kan aanbieden:

Sponsorpakket: festivals

Sponsorpakket: sport

 

Wat is het prijskaartje van sponsoring

Wat mag sponsoring van jouw initiatief kosten? Zaken die daarop van invloed zijn:

Communicatieve waarde

Hoeveel mensen bereik je met jouw initiatief en hoe vaak heb je via verschillende communicatiekanalen contact. Essentieel voor een sponsor om te weten is wat de promotiemogelijkheden voor hem zijn.

Associatieve waarde

Wat is de status en de bekendheid van jouw initiatief? In de sport hangt dit samen met het speelniveau van het team. Hoe hoger het team speelt hoe meer publiek er naar een wedstrijd komt. Bij een festival wordt gekeken naar het succes van eerdere edities, de DJ’s (namen) en de hoeveelheid bezoekers. Uiteindelijk bepalen dit soort zaken het imago en daar betaalt een sponsor voor.

Hospitalitywaarde

In hoeverre betrek je sponsoren bij de activiteiten van jouw initiatief ofwel wat zijn de activatiemogelijkheden voor een sponsor om zijn merk, product of dienst te laden gedurende jouw initiatief.

Marktwaarde

Wat is de waarde van sponsormogelijkheden van de gelijkwaardige initiatieven? Dit is belangrijk om te weten om de prijs van sponsoring te bepalen. Op die manier kun je concurrerende prijzen hanteren en prijs je jezelf niet de markt uit.

4. Potentiele sponsoren vinden en gevonden worden

Nu je de identiteit van jouw initiatief hebt vastgesteld, is het tijd om potentiele sponsoren te vinden.

Sponsor vinden

Begin tijdig met het zoeken van een sponsor

Begin tijdig met zoeken. Vaak hanteren bedrijven een termijn van minimaal 4 weken om te reageren op een sponsorverzoek. Door je aanvraag tijdig te versturen, wek je vertrouwen en geef je potentiele sponsoren de tijd om een eventueel sponsorship te overdenken.

Vind een sponsor in je eigen netwerk

Maak gebruik van je eigen netwerk. Vraag vrienden, familie, kennissen, collega’s of zij willen sponsoren of een sponsor kennen. In je eigen netwerk is de gunfactor en daarmee de slagingskans voor het vinden van een sponsor het grootst. Daarnaast zijn bekenden de beste ambassadeurs voor jouw initiatief. Indien er kinderen lid zijn van de (sport)vereniging / stichting, blijken ouders ook vaak een interessante doelgroep om te sponsoren. 

Business Club vereniging / stichting

Indien je als vereniging of stichting een business club hebt is het verstandig de ondernemers en relaties binnen dit netwerk in te zetten om nieuwe sponsoren te vinden. Deze ondernemers hebben vaak zelf ook een groot netwerk. Zij kennen ongetwijfeld andere ondernemers die zich mogelijk willen aansluiten bij de vereniging met een lidmaatschap van de business club en / of sponsoring.

Om het ledenaantal van de Business Club te laten groeien, kun je een korting geven op lidmaatschap. Dat verlaagt de drempel om het bedrijfsleven aan jouw vereniging / stichting te verbinden. Wat begint met een lidmaatschap van de business club, kan mogelijk doorgroeien tot een mooie sponsorrelatie voor de lange termijn. De korting zorgt op korte termijn niet direct voor meer inkomsten, maar biedt veel mogelijkheden op de lange termijn. Tevens groeit hiermee de Business Club als platform, wat de waarde en daarmee de aantrekkelijkheid van het lidmaatschap vergroot. 

Internet

Op internet vind je alles, ook bedrijven en dus potentiele sponsoren. Ieder bedrijf heeft tegenwoordig een website. Google is een goed startpunt om te zoeken naar potentiele sponsoren op relevante termen (regio, soort bedrijf, product/dienst).

Het online zoeken naar een passende sponsor heeft Sponsortje simpel gemaakt door diverse sponsoren uit geheel Nederland op 1 plek te verzamelen. Bij Sponsortje kun je direct een sponsoraanvraag indienen. Via deze link ga je direct aan de slag om een passende sponsor te vinden.

Gevonden worden door een sponsor

Maak een sponsorwebsite of sponsorpagina

Om jouw initiatief extra in de picture te zetten en online goed vindbaar te zijn voor potentiele sponsoren, is het verstandig een specifieke sponsorwebsite of sponsorpagina te maken. Zaken die op een sponsorpagina niet mogen ontbreken:

  • Wie je bent en wat je ambities zijn
  • Waarom je op zoek bent naar sponsoring
  • Naar wat voor soort sponsoring je op zoek bent (geld, goederen of kennis)
  • Wat je voor een potentiele sponsor kunt betekenen (sponsorpakket).

Promotie van jouw initiatief

Zoek ambassadeurs voor jouw initiatief

Zelf ben je natuurlijk de belangrijkste persoon om jouw initiatief te promoten. Vergeet daarbij niet naar ambassadeurs voor jouw project te zoeken. Zij kunnen jou helpen om jouw initiatief te promoten én wellicht helpen aan sponsoren. Waar vind je deze ambassadeurs? In je eigen netwerk, maar probeer ook eens aan te kloppen bij bedrijven of personen die je niet kent. Zij kunnen zorgen voor nieuwe ingangen en nieuwe sponsormogelijkheden.   

Wees zichtbaar tijdens netwerkmomenten

Het is belangrijk jouw initiatief te laten zien bij netwerkmomenten. Dit kan een informatiebijeenkomst, lokale borrel, netwerkevenement, congres of sportavond zijn. Op deze evenementen vind je vaak gelijkgestemden en ondernemers. Ondernemers zijn een zeer belangrijke doelgroep als potentiele sponsor, dus zorg dat je ook op evenementen, beurzen en businessclubs te vinden bent om jouw initiatief te promoten.

Social media

Social media lenen zich perfect om potentiele sponsoren te vinden en jouw initiatief te promoten. Via Twitter en Facebook kun je snel en laagdrempelig een groot bereik realiseren. Social media biedt in alle fases van sponsorship mogelijkheden. Of je nu sponsoren aan het werven bent, reeds hebt gevonden of al een lange tijd een sponsorship hebt met een bedrijf.

Twitter

Bedrijven vinden

Als je weet naar wat voor soort bedrijven je op zoek bent, kun hen via Twitter gemakkelijk vinden op termen waar zij mogelijk mee twitteren óf waarmee over hen wordt getwitterd. Stel: je bent op zoek naar een gesponsorde bedrijfsbus om goederen voor jouw initiatief te vervoeren in omgeving Zwolle. Dan voer je in de zoekbalk van Twitter de termen ‘Zwolle’ en ‘autobedrijf’ in, dan vindt je snel een dealer uit die omgeving, die jou eventueel zou willen sponsoren.  

Sponsorwerving

Social media zijn een goed middel om kenbaar te maken dat je voor jouw initiatief sponsoren zoekt. Op Twitter zijn veel bedrijven en dus potentiele sponsoren actief.

In je zoektocht naar sponsoren is het belangrijk om sponsoren kennis te laten maken met jouw sponsoraanbod. Verwijs in je berichten daarom naar jouw sponsorpagina met het sponsoraanbod. Beschrijf ook duidelijk in welke regio en voor welke doelgroep jouw initiatief bedoeld is. Hoe specifieker jouw bericht, hoe groter de kans dat het bericht bij het juiste bedrijf terecht komt. Op die manier kun je bedrijven laagdrempelig in contact laten komen met jouw initiatief.

Voorbeeldbericht Twitter

Voor ons initiatief gericht op jongeren in regio Breda zoeken wij sponsoren. Bekijk hier de sponsormogelijkheden: (link sponsorpagina) #sponsorgezocht

Wat je echt niet moet doen op social media

Bedrijven via social media een publiekelijk bericht sturen, met alleen de vraag of ze willen sponsoren zonder motivering of verwijzing naar je sponsorpagina. Bedrijven nemen dit soort berichten niet serieus. Daarnaast kunnen dergelijke berichten hen in verlegenheid brengen en zal de kans op sponsoring alleen maar doen afnemen. Bekijk eerst op de corporate website van de organisatie of zij een sponsorbeleid hebben en wat de procedure is voor het indienen van een sponsorverzoek.  

Sponsorwerving 2.0: Gebruik video en foto’s en deel deze

Voor een goede presentatie van jouw project is het verstandig deze in beeld te brengen met foto’s en/of een video. Ten eerste, omdat beeldmateriaal meer zegt dan 1000 woorden. Ten tweede, omdat foto’s en video’s laagdrempelig via social media worden gedeeld. Dat betekent een groter bereik en dus meer promotie voor jouw initiatief.

Foto’s

Breng jouw initiatief in beeld met goede foto’s om deze zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren voor potentiele sponsoren. Organiseer je een evenement voor de tweede keer, maak dan indruk met een foto van het “vele” publiek (lees doelgroep sponsor) dat is komen opdagen tijdens de eerste editie. Heb je met de vereniging een topprestatie of kampioenschap te vieren? Leg het vast met foto’s, sponsoren zijn gevoelig voor succes.

Video’s  

Hieronder een aantal voorbeelden van sponsorwervende video’s: 

 

5. Sponsorverzoek indienen

Indien je een of meerdere potentiele sponsoren hebt gevonden, zijn er aantal zaken waar je op moet letten.

Check het sponsorbeleid goed

Neem, voor je een sponsorverzoek indient, het sponsorbeleid van de organisatie goed door. Sponsoren hebben het sponsorbeleid steeds vaker op de corporate website staan. In het sponsorbeleid staat beschreven wat voor soort initiatieven wel en niet worden gesponsord. Hiervoor zijn vaak criteria of randvoorwaarden opgesteld. Indien het bedrijf het sponsorbeleid niet online heeft staan, vraag er dan gerust telefonisch naar bij de contactpersoon. Dit voorkomt dat je onnodig sponsorverzoeken indient. Tevens staat in het sponsorbeleid beschreven hoe, waar en bij wie je deze dient aan te leveren.

Schrijf het sponsorverzoek op maat

Net als bij solliciteren geldt ook voor het versturen van sponsorverzoeken, dat je kritisch moet zijn. Stuur liever één op maat gemaakt sponsorverzoek, dan 10 standaard sponsorverzoeken.

Leg de nadruk op wat jij voor een sponsor kan betekenen, niet andersom

Met een op maat gemaakt verzoek laat je je professionaliteit laat zien. Door in te gaan op wat jij specifiek voor een sponsor kan betekenen of kan bijdragen aan het realiseren van de  bedrijfsdoelstellingen, is een potentiele sponsor direct geprikkeld. Ten eerste door het feit dat je met hem meedenkt en anderzijds dat het hem ook daadwerkelijk resultaat gaat opleveren. 

Contact leggen 
Nadat de potentiële sponsors in kaart zijn gebracht moet vaak het eerste contact worden gelegd. Doorgaans komt men in contact middels het schrijven van een brief. Een brief is als eerste contact beter dan een telefoongesprek. Een brief dwingt tot lezen, ligt op het bureau en vraagt om een (re)actie. Wel kan men van te voren met het bedrijf bellen om de brief aan te kondigen.

Voor de vorm van de brief gelden de volgende regels:

  • niet langer dan anderhalf A-4;
  • naam bedrijf en persoon overal correct gespeld;
  • verwijs naar eventuele gezamenlijke relatie/kennis;
  • enthousiast, met pakkende intro en bondige taal, zonder vakjargon;
  • sluit af met de opmerking dat u graag verder meedenkt in een persoonlijke kennismaking en dat u zult bellen om een afspraak te maken; het bestuur tekent en er wordt één contactpersoon genoemd. 

Inhoudelijk moet de brief duidelijk maken wat de kansen zijn die de vereniging aan het bedrijf kan bieden. Vraag niet om geld, maar laat zien hoe het bedrijf de club kan inzetten voor zijn doelen. Geef in de brief informatie over de vereniging. Men kan hierbij denken aan de geschiedenis van de vereniging, het prestatieniveau, ambities, presentatie van de bestuursleden en andere sponsors als die er zijn.

Bron: knhb.nl

Geef het bedrijf de tijd om te reageren

Nadat je de potentiele sponsor een verzoek hebt gestuurd, is het belangrijk het bedrijf ruim de gelegenheid te geven om te reageren. In het sponsorbeleid staat vaak aangegeven wat de doorlooptijd van een sponsoraanvraag is. Deze periode dien je dan ook aan te houden. Mocht je na deze periode nog niets hebben gehoord, neem dan telefonisch contact op met het bedrijf, met de vraag wanneer je uitsluitsel kunt verwachten. Geef ook in dat gesprek aan dat je bereid bent eventuele vragen persoonlijk toe te lichten.

Op gesprek

Indien je door het bedrijf wordt uitgenodigd om op gesprek te komen om je sponsorverzoek nader toe te lichten, zijn er een aantal zaken waarop je dient te letten. Zorg in ieder geval dat je goed voorbereid en geïnformeerd het gesprek in gaat. Geef daarbij duidelijk aan wat jouw initiatief kan bijdragen aan de doelstellingen van de onderneming. Indien een sponsor specifieke wensen heeft ten aanzien van de sponsoring, geef dan aan dat je op korte termijn met een nieuw voorstel terug komt. Bij de afronding van het gesprek is het belangrijk altijd een vervolgafspraak te maken. Als de potentiele sponsor nu geen nu geen interesse heeft, maak dan afspraak voor volgend jaar om de mogelijkheden opnieuw te bespreken.   

Op Commit 2 Customer vind je een nog aantal goede tips voor een succesvol gesprek.

6. Sponsordeal!

Gefeliciteerd je hebt een sponsor voor jouw initiatief gevonden! Vervolgens is het wel belangrijk om de gemaakte afspraken in een contract vast te leggen.

De Inhoud van een sponsorcontract, wat mag niet ontbreken

  • De betrokken partijen
  • De prestatie(s) van de sponsor
  • De tegenprestaties van uw vereniging
  • De duur van het contract
  • Uitvoering van het contract
  • Wat gebeurt er als het sponsorcontract tussentijds wordt beëindigt?

Bron: Handboek sponsorwerving Rotterdam SportSupport

Op de website van Sport Service Desk vindt u tevens een goed en volledig model sponsorcontract.

Teken een sponsorcontract altijd in tweevoud

Indien het tot een sponsorovereenkomst komt onderteken het sponsorcontract dan altijd in tweevoud, zodat beide partijen een sponsorcontract in bezit hebben. Het is belangrijk dat de prestaties van beide partijen duidelijk staan beschreven en zijn vastgelegd. Stuur een conceptexemplaar altijd ruim voor het ‘tekenmoment’. Op die manier zorg je ervoor dat er nog tijdig aanpassingen gemaakt kunnen worden voor de daadwerkelijk ondertekening.

Sponsorcontract voor een sportvereniging

Sportbonden stellen vaak een aantal voorwaarden aan sponsoring. Deze zijn vaak vastgelegd in het sponsorregelement. Ga na welke randvoorwaarden jouw sportbond stelt aan een sponsorcontract. Hieronder hebben we van enkele sportbonden de model sponsorcontracten, en het beleid dat eraan ten grondslag ligt, op een rij gezet:

Op de websites van bovenstaande sportbonden vind je veelal modelcontracten. Deze modelcontracten laten zich uitstekend lenen als checklist, zodat je zeker weet dat belangrijke zaken niet ontbreken. Daarnaast is het opstellen van een sponsorcontract uiteraard maatwerk. Iedere sponsor is anders en heeft andere behoeftes. Laat deze specifieke afspraken goed terugkomen in het contract, zodat van beide kanten duidelijk is wat er wel en niet verwacht kan worden.

7. Sponsor behouden

Het werven van sponsoren is belangrijk, maar het behouden van sponsoren vele malen belangrijker. In de eerste plaats, omdat blijvende sponsoren zorgen voor een constante stroom aan sponsorinkomsten. Daarnaast kost het werven van nieuwe sponsoren simpelweg meer geld, tijd en energie dan het behouden van sponsoren.

Behouden van een sponsor = relatiebeheer

Na het vinden van een sponsor, komt de fase waarin je een sponsor moet binden. Hoe zorg je ervoor dat je een sponsor aan je bindt? Het antwoord is eenvoudig: de sponsorrelatie aandacht geven. Dat betekent de gemaakte afspraken nakomen en meer doen dan is afgesproken. Het doel moet zijn om met elkaar een duurzame sponsorrelatie aan te gaan voor de lange termijn. Vanuit deze samenwerking werk je aan het realiseren van de doelstellingen van beide partijen. Indien dit gebeurt is de basis gelegd voor een langdurig succesvol sponsorship.

Roep een sponsorcommissie in het leven voor een vereniging of stichting

Nu blijkt het nakomen van de afspraken voor in de praktijk vaak al lastig genoeg. Indien je sponsoren zoekt voor jouw vereniging of stichting is het verstandig een sponsorcommissie in het leven te roepen met commissieleden. Hiermee verzeker je dat sponsoring in de gehele breedte van de vereniging of stichting geborgd is en dat er een centraal aanspreekpunt is voor de sponsoren.

Leg het sponsorbeleid vast in een sponsorplan

Voor het werven, vinden en binden van sponsoren heb je een sponsorplan nodig. Hierin staan de uitgangspunten van het sponsorbeleid, waaronder: de doelstellingen, het soort sponsoren/bedrijven, prestaties, tegenprestatie, sponsorpakketten etc.. Dit dient als handleiding voor de betrokkenen bij de sponsorwerving.

Wees niet te afhankelijk van sponsoren

Het is belangrijk niet te afhankelijk te zijn van één of enkele sponsoren. Probeer daarom  meerdere sponsorcontracten af te sluiten. Op die manier voorkom je dat als één sponsor stopt of onverwachts aanhaakt de continuïteit van jouw initiatief in gevaar komt.

Evalueer

Het is aan te raden om een sponsorship doorgaans te evalueren. Op die manier voorkom je dat een sponsor afhaakt uit ontevredenheid. Afhankelijk van de behoefte en het type initiatief spreek je met de sponsor af hoe vaak je evalueert. Door te evalueren kom je erachter of het sponsorship van beide kanten aan de verwachtingen voldoet en kun je tijdig acties nemen als er bijgestuurd moet worden. 

Houd sponsoren op de hoogte van ontwikkelingen

Om sponsoren betrokken te houden bij jouw initiatief is het aan te raden om hen te blijven informeren over jouw initiatief. Een speciale nieuwsbrief voor sponsoren is daarvoor een goed middel. Uiteraard kun je dit ook doorgaans doen via verschillende social media zoals Twitter en Facebook.

Netwerkmogelijkheden

Netwerken is voor bedrijven een belangrijk onderdeel van het sponsoren. Indien jouw initiatief zich ervoor leent, doe je er verstandig aan een netwerkborrel voor jouw sponsoren te organiseren. Dit versterkt de relatie met jouw initiatief en het biedt de sponsor mogelijkheden om nieuwe waardevolle contacten op te doen. Reserveer van de sponsorinkomsten altijd een gedeelte voor een netwerkborrel.  

Website

De website is je online visitekaartje om belangstellenden te informeren over jouw initiatief. Tevens is het de plek om sponsoren in de picture te zetten.  

Sponsorpagina met overzicht sponsoren

Geef sponsoren een prominente plek op de website en/of sponsorpagina. Plaats niet alleen het logo van de sponsor, maar introduceer de bedrijven met een beschrijvende tekst. Op die manier krijgen ze de aandacht die ze verdienen. Wellicht heeft de sponsor zelf ook ideeën over de online presentatie, ga hierover met in gesprek.

Advertentiemogelijkheden

Consumenten besteden steeds meer tijd en geld online. Voor de sponsoren is de website van jouw initiatief, dé plek om een aanbod te doen van hun producten/diensten. Biedt ze de mogelijkheid om via de website te adverteren (banners / advertorial). Dit zal de sponsor enorm waarderen en betekent voor jouw initiatief meer inkomsten (indien het niet is opgenomen in het sponsorpakket). Uiteraard hangt de hoogte van het bedrag af van het aantal bezoekers op de website. 

Bedank de sponsor: #SponsorBedankt

Er is niets belangrijker dan gedurende een sponsorship je waardering voor een sponsor uit te spreken. Een goed moment om dit te doen is aan het einde van een kalenderjaar en/of aan het einde van een sportseizoen. Door een sponsor te bedanken voelt een sponsor zich gewaardeerd en zal zijn bereidheid en loyaliteit t.a.v. het sponsorship vergroten.

Sponsor bedanken via social media

Er is natuurlijk niets mooier dan dat je uiteindelijk een of meerdere sponseren vindt voor jouw initiatief. Je sponsoren dan bedanken is dan heel belangrijk. Dat kan persoonlijk, maar ook via social media. Op die manier zorg je ervoor dat je sponsor publiekelijk in het zonnetje zet.

Als er ook een persbericht is geschreven, waarin de sponsorovereenkomst staat beschreven kan hier naar via social media naar verwezen worden.

Voorbeeldbericht Twitter

Wij zijn trots te kunnen melden dat wij zojuist een sponsorcontract hebben ondertekend met @..(desbetreffend bedrijf) #sponsorovereenkomst

Trots! @..(Twitternaam sponsor) is een van de sponsors van ons initiatief. Ook sponsor worden? Zie hier mogelijkheden (link sponsorpagina met mogelijkheden).

Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de sponsoren van jouw initiatief (in het geval van Twitter) in je biografie op te nemen voor structurele zichtbaarheid op social media. 

Huidige sponsoren podium geven op social media #sponsorbedankt

Tijdens het sponsorcontract is het eveneens belangrijk om via social media jouw sponsor een podium te bieden. Dit kan verschillende doeleinden dienen:

  • Je kan het product of de dienstverlening van het bedrijf promoten.
  • Indien het bedrijf een zakelijk succes boekt (award, grote gunning etc…), kun je je achterban hierover informeren met een bericht.
  • Breng tijdens een event, de sponsoren in beeld als zij hebben bijgedragen aan de totstandkoming en/of een actieve rol hebben.

Ook kun je de sponsor eens in de zoveel tijd bedanken voor de sponsoring. Hiermee laat je zien dat je het enorm waardeert en dat jij trots bent op het sponsorship. Uiteraard altijd met de hashtag #sponsorbedankt

Voorbeeldbericht Twitter

Bij deze willen we onze sponsor @..(Twitternaam bedrijf) bedanken voor het mogelijk maken van ons initiatief #sponsorbedankt

Zonder onze geweldige sponsoren is ons initiatief niet mogelijk! Een aantal stellen zich hier alvast aan je voor: (link naar sponsorpagina, waar sponsoren zich voorstellen) #sponsorbedankt